¿Qué es la Apostilla de La Haya y para qué sirve?

Apostilla de La Haya

Cuando un documento ha sido expedido en un país extranjero y debe surtir efectos en otro país, es necesario algún procedimiento de legalización que acredite su autenticidad frente a las autoridades administrativas y judiciales del país de destino.

Si ambos países son firmantes del XII Convenio de La Haya 1961, dicho procedimiento se sustituye por el trámite de legalización única o Apostilla de La Haya: un sello o anotación imprimida por el estado que expide el documento, por la cual se acredita su autenticidad.

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¿En qué consiste la Apostilla de La Haya?

La Apostilla de la Haya es una anotación oficial expedida por la autoridad competente del estado del que dimana un documento, que se configura como la única formalidad exigible para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado el firmante del documento y, en su caso, la identidad del sello o timbre del que está revestido el documento.

La legalización que proporciona la apostilla se limita a los extremos mencionados, pero no entra en el contenido del documento ni implica ningún tipo de responsabilidad sobre él.

La apostilla puede consistir en una anotación en soporte papel o en soporte electrónico, novedad introducida en 2011 para los documentos públicos judiciales y administrativos, y que permite su incorporación al Registro Electrónico de Apostillas en soporte papel y electrónico, creado por la Orden JUS/1207/2011.

Cualquier autoridad competente para emitir apostillas judiciales o administrativas podrá hacerlo con independencia del lugar geográfico en que se hubieran emitido dentro del territorio nacional.

La Apostilla de La Haya no tiene fecha de caducidad, a menos que el documento original apostillado sí la tenga, en cuyo caso será la misma.

¿Dónde se regula la Apostilla de La Haya?

La Apostilla de La Haya tiene su razón de ser en el XII Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961, por el que se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo.

Además, las autoridades legitimadas para emitir la Apostilla de La Haya son las que establece el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, por el que se determinan los funcionarios y autoridades competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de 1961.

¿Para qué sirve la Apostilla de La Haya?

La función de la Apostilla de La Haya es acreditar la validez de un documento extranjero que proceda de algún otro país firmante del mencionado XII Convenio de La Haya. 

Mediante la anotación o sello que proporciona la apostilla, el funcionario firmante respalda la validez del documento. Como consecuencia, los documentos emitidos por un estado firmante del XII Convenio de La Haya, certificados por una apostilla, deberán ser reconocidos en cualquier otro país firmante del Convenio de La Haya sin necesidad de ninguna otra autenticación.

¿Qué forma y contenido debe tener la Apostilla de La Haya?

El contenido mínimo que debe incluir la Apostilla o sello que se imprime al documento está detallado en el anexo del XII Convenio de La Haya de 1961:

  1. Datos del documento original: 
    • Indicación de que se trata de una apostilla y del
    • Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961.
    • País que emite el documento y la apostilla.
    • Indicación del firmante del documento original.
    • Calidad en que actúa el firmante del documento original.
    • Identidad del sello o timbre del que está revestido el documento.
  2. Datos del certificado: 
    • Lugar y fecha en que se certifica.
    • Órgano o autoridad que lo certifica.
    • Número del documento certificado.
    • Sello o timbre imprimido a la certificación.
    • Firma del autorizante.

En cuanto a la forma, conforme a la legislación española, la apostilla debe consistir en un cuadrado de 9 centímetros de lado, como mínimo, y deberá colocarse sobre el propio documento o sobre una prolongación de este, y acomodarse al modelo incluido en el anexo del Convenio de La Haya.

Podrá redactarse en la lengua oficial de la autoridad que la expida, o en una segunda lengua. En cuanto al título de la apostilla y la mención de la denominación del Convenio, deberán mencionarse en francés. 

¿Qué tipo de documentos se pueden apostillar?

Los documentos que pueden recibir la legalización única o Apostilla de La Haya son:

  • Los documentos judiciales.
  • Los documentos administrativos.
  • Los documentos notariales, cuya apostilla corresponde únicamente a los colegios de notarios.

Por otro lado, hay documentos que no pueden ser apostillados, que son:

  • Los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
  • Los documentos administrativos que estén directamente relacionados con una operación comercial o aduanera.
  • Los documentos privados, salvo que se trate de certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados (menciones de registro, comprobaciones sobre la certeza de una fecha y autenticaciones de firmas).

¿Qué funcionarios pueden emitir la Apostilla de La Haya?

Los funcionarios y autoridades competentes para apostillar documentos emitidos por un país extranjero son los que establece el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre.

La norma distingue según la naturaleza del documento: 

Apostilla de documentos administrativos

Se incluyen en este grupo los documentos provenientes del registro civil. 

Serán competentes para apostillar los documentos administrativos:

  • Los secretarios de gobierno de los tribunales superiores de justicia y de las ciudades de Ceuta y Melilla.
  • El titular de la unidad del Ministerio de Justicia que tenga atribuida la competencia en materia de información y atención al ciudadano.
  • Los gerentes territoriales del Ministerio de Justicia.
  • Los decanos de los colegios notariales.
  • Los sustitutos legales de los funcionarios mencionados en todos los casos o aquellos en quienes deleguen.

También serán competentes estos funcionarios para apostillar el resto de documentos públicos no incluidos en ningún otro apartado más específico. Será el ciudadano quien elija libremente a quién acudir.

Apostilla de documentos judiciales

Son competentes para apostillar los documentos judiciales los mismos funcionarios mencionados en el apartado anterior, con excepción de los decanos de los colegios notariales.

Apostilla de documentos notariales

La apostilla de los documentos notariales es competencia exclusiva de los decanos de los colegios notariales, quienes hagan sus veces reglamentariamente o los notarios en quienes estos deleguen, independientemente del lugar del territorio nacional en que se haya emitido el documento.

Apostilla de documentos autorizados por autoridades o funcionarios judiciales del Tribunal Supremo y de la Audiencia Nacional

En este caso, la apostilla corresponde exclusivamente a los respectivos secretarios de gobierno, quienes les sustituyan legalmente y en quienes estos deleguen.

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